Automatyzacja przetwarzania faktur KSeF w COMARCH Optima (z 5 godzin do 15 minut tygodniowo)
Antoni Boruszak
Kontekst: Nowe regulacje, ten sam ERP
Fit4Med musiało dostosować obsługę faktur zakupowych, aby spełnić wymagania KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur narzuconego przez Ministerstwo Finansów). Korzystają z Comarch Optima jako swojego głównego systemu ERP do zarządzania magazynem i księgowością.
Wyzwanie: Wąskie gardło konwencji nazewnictwa
Głównym operacyjnym wąskim gardłem była rozbieżność pomiędzy nazwami produktów dostawcy a wewnętrzną bazą danych Fit4Med.
Na przykład, faktura od dostawcy może zawierać produkt nazwany „Green Ball XL”, podczas gdy wewnętrzny SKU Fit4Med był nazwany „XL Green Ball”. Jeśli zostanie to wgrane bezpośrednio, system nie rozpozna ich jako tego samego produktu. Zamiast zaktualizować stan magazynowy istniejącego SKU, utworzy całkowicie nowy, zduplikowany produkt, powodując ogromny chaos.
Aby temu zapobiec, zespół musiał ręcznie przepisywać każdą pojedynczą nazwę produktu, ilość i cenę z faktur. To ręczne wprowadzanie danych zajmowało 5 godzin tygodniowo i było bardzo podatne na błędy ludzkie. W nadchodzącym szczycie sezonu letniego przewidywano, że ten ręczny nakład pracy podwoi się do 10 godzin tygodniowo.
Rozwiązanie: Customowy skrypt mapujący produkty (human-in-the-loop)
Zastąpiliśmy ręczny proces wprowadzania danych, budując customowy skrypt bezpośrednio w Comarch Optima:
- Automatyczne dopasowanie danych: Skrypt automatycznie odczytuje dane z faktury dostawcy i mapuje ich nazwy produktów do wewnętrznych SKU Fit4Med przy użyciu porównania ciągów znaków.
- Human-in-the-Loop (zatwierdzanie): System nie działa „w ciemno”. Przed aktualizacją bazy danych użytkownikowi prezentowana jest lista dopasowań. Wystarczy ją przejrzeć i kliknąć, aby potwierdzić, że automatyczne dopasowanie jest poprawne.
- Ulepszanie mapowania przy każdym uruchomieniu: Po zatwierdzeniu mapowania jego wyniki są ponownie wykorzystywane przy kolejnym uruchomieniu. System uczy się raz i ulepsza się przy każdym wykonaniu, dodatkowo poprawiając dokładność i zmniejszając czas przyjmowania produktów.
Aby temu zapobiec, zespół musiał ręcznie przepisywać każdą pojedynczą nazwę produktu, ilość i cenę z faktur. To ręczne wprowadzanie danych zajmowało 5 godzin tygodniowo i było bardzo podatne na błędy ludzkie. W nadchodzącym szczycie sezonu letniego przewidywano, że ten ręczny nakład pracy podwoi się do 10 godzin tygodniowo.
Rozwiązanie: Customowy skrypt mapujący produkty (human-in-the-loop)
Zastąpiliśmy ręczny proces wprowadzania danych, budując customowy skrypt bezpośrednio w Comarch Optima:
- Automatyczne dopasowanie danych: Skrypt automatycznie odczytuje dane z faktury dostawcy i mapuje ich nazwy produktów do wewnętrznych SKU Fit4Med przy użyciu porównania ciągów znaków.
- Human-in-the-Loop (zatwierdzanie): System nie działa „w ciemno”. Przed aktualizacją bazy danych użytkownikowi prezentowana jest lista dopasowań. Wystarczy ją przejrzeć i kliknąć, aby potwierdzić, że automatyczne dopasowanie jest poprawne.
- Ulepszanie mapowania przy każdym uruchomieniu: Po zatwierdzeniu mapowania jego wyniki są ponownie wykorzystywane przy kolejnym uruchomieniu. System uczy się raz i ulepsza się przy każdym wykonaniu, dodatkowo poprawiając dokładność i zmniejszając czas przyjmowania produktów.
Wyniki
- Oszczędność czasu 95%: Czas przetwarzania faktur spadł z 5 godzin do zaledwie 15 minut tygodniowo. Co istotne, w szczycie sezonu letniego (wcześniej 10 godzin pracy) proces nadal zajmie tylko 15 minut.
- Eliminacja błędów: Dzięki automatyzacji wprowadzania danych wyeliminowaliśmy problem duplikowania stanów magazynowych. Pozwala to zaoszczędzić wielu członkom zespołu żmudnej pracy polegającej na późniejszym czyszczeniu błędów w bazie danych.
- Prawdziwa skalowalność: Fit4Med może teraz wgrywać znacznie większe faktury z setkami pozycji bez zwiększania obciążenia administracyjnego.
- Zmiana fokusów: Usunięcie powtarzalnych zadań pozwala członkom zespołu skupić się na działaniach o wyższej wartości i kreatywnym rozwiązywaniu problemów.